Vermeide unbedingt diese 6 Fehler bei der Einführung eines CRM-Systems

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Durch die Einführung eines CRM Systems können viele Wege der Kundenkommunikation erleichtert werden. Dabei wird vor allem ein strukturierter Umgang mit Kundendaten und eine verbesserte Kundenkommunikation angestrebt. Der Kunde steht hierbei im Mittelpunkt. Kein Wunder also, dass viel Unternehmen schon sehr früh auf die Einführung, einer solchen Software setzen.

Bis die richtige Software in das Unternehmen eingeführt werden kann, ist es jedoch ein langer Weg mit ein paar Stolperfallen. Im folgenden decken wir die größten Hindernisse der CRM Einführung auf und zeigen Ihnen wie Sie diese überwinden können.

 

Die Anforderungen an das CRM System wurden nicht klar nicht ausreichende definiert

Wie in (fast) jedem unternehmerischen Prozess ist es das A und O Ziele zu definieren. So auch in der Implementierung eines CRM-Systems. Eine fehlerhafte Zieldefinition kann dabei zu einem großen Hindernis werden.

Viel zu oft entscheiden sich Unternehmen für ein CRM-System, ohne sich vorher Gedanken gemacht zu haben, welche Prozesse mit der Software überhaupt verbessert werden sollen. 

Wir empfehlen daher: Vor der Implementierung eine klare Zieldefinition durchzuführen. Dabei müssen Sie sich fragen: “Welche Attribute muss das System haben, um meine Ziele zu erreichen?” oder “Welche Arbeitsprozesse sollen durch die Einführung verbessert werden?”. Dabei ist auch oft der Rat von Mitarbeitern gefragt. Diese wissen oftmals am besten welche Prozesse eine Optimierung benötigen und an welchen Stellen das CRM System unterstützen kann. 

 

Eine ausreichende Testphase im Unternehmen ist das A und O

Bevor ein neues System in das Unternehmen eingeführt werden kann, ist eine kurze Testphase sehr wichtig. So auch bei der Einführung eines CRM Systems. Ein “free trial” Zeitraum kann dabei helfen Fehlerquellen zu entdecken und zu überprüfen ob das System das Ziel und  die Erwartungen erfüllt. 

 

Akzeptanz für das neue System erhöhen 

Gerade bei der Einführung eines CRM Systems ist es wichtig die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, denn gerade sie müssen mit der Software tagtäglich arbeiten. Deswegen ist es Ratsam, dass an den Vorgesprächen der Einführung ein Teil der IT und ein Teil der User (im Unternehmen) beteiligt sind. Denn so wird auch die Akzeptanz des Systems in allen Abteilungen sichergestellt. 

 

Ungeregelte Zuständigkeit im Unternehmen   

Wenn die Zuständigkeit für das System nicht im Vorhinein geklärt wurde, kann es zu Momenten kommen, in denen kein Mitarbeiter entscheiden will oder kann. So verzögern sich der Einführungsprozess und dass führt oft zur Frustration der Beteiligten. Genau wie bei jeden anderen Projekt ist es unabdingbar eine klar geregelte Zuständigkeit in inhaltlichen, technischen und kaufmännischen Fragen festzulegen.  

 

Unvollständige Datensätze

Eine der größten Fehlerquellen bei der Implementierung eines CRM Systems bildet die unvollständige Dateneingabe. Keine Software wird den erwarteten Erfolg bringen, solange unvollständige oder falsche Daten hinterlegt sind. Wir empfehlen hierbei ein Team zusammenzustellen dass eine Art und Weise festlegt wie und welche Daten in das System eingepflegt werden sollen. So haben sie bei jedem Datensatz (sofern diese vorliegen) die gleichen Informationen hinterlegt und können auf deren Richtigkeit vertrauen. 

 

Ausreichende Einführung und regelmäßige Mitarbeiterschulung

Bei der Einführung neuer Systeme in ein Unternehmen können oftmals viele Probleme auftreten. So auch bei der Implementierung von CRM Lösungen. Diese stoßen hierbei jedoch nicht immer auf technische Probleme, sondern auf das Hindernis Mensch und Maschine. Viele CRM Systeme sind sehr benutzerfreundlich, geben Sie ihren Mitarbeitern also genügend Raum um die Funktionen des Systems zu erkunden und sich mit dessen Handhabungen vertraut zu machen.   

Die Einführung eines neuen Systems ist immer mit Hindernissen verbunden und geschieht meist nicht über Nacht. Oftmals ist dabei auch mit jeder Menge Gegenwind aus den eigenen Reihen zu rechnen. Wichtig ist jedoch immer die Vorteile die eine solche Neuerung mit sich bringt transparent zu kommunizieren. Holen Sie die Mitarbeiter bei den Entscheidungsprozess mit ins Boot und hören Sie auf die Vorschläge und Kritikpunkte die diese mit einbringen. Denn Sie wissen meist am besten wo noch Optimierungsbedarf besteht. 

Der wichtigste Punkt ist jedoch: Das Customer Relationship Management endet nicht mit der Einführung einer solchen Software. Die Implementierung ist nur der erste Schritt in die Richtung der optimalen Kundenansprache.  

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